【采购】吉客云采购流程
2020-05-26 17:49:34发表于云课堂

采购订单是公司采购部门从确定采购清单到向供应商下单一个操作过程体现,这期间也会涉及到采购部门不同岗位之间的衔接,所以是一个流程的体现,如果公司采购订单的所有操作都由一个操作员完成,那么我们也可简化流程,设置自动跳过递交和审核,直接下单给供应商进行发货。

一、采购开单

采购开单来源:

1.采购开单界面直接进行采购开单,适用于临时需采购或者不需提前做采购申请的

2.采购申请开单转订单:适用于计划性采购

3.智能开单:货品销售出库比较有规律可循 路径:【采购】-【采购订单】-【智能采购】

智能采购是基于系统内已有的订单,将订单按照不同的供应链自动生成采购订单。相对于手动新增采购订单,智能采购可解决的业务问题包括:

1、如何确定哪些商品该下订单,采购量如何确定;

2、如何利用现有数据(库存量、订单量、历史销量等)来科学进行订货;

3、如何减少人为订货带来的一系列效率问题。

采购开单操作:

1.添加货品

选择好供应商、收货仓库等必选信息后,添加需要采购的商品,添加商品有以下6种方式,根据情况选择

采购开单和采购递交、采购审核若为同一个人操作,可设置自动递交,递交后自动审核

2.自动递交和自动审核设置

设置入口1:

如下图所示在采购开单页面右上方点击【设置】根据情况设置自动递交和自动审核

设置入口2:

3.采购费用录入及分摊

采购费用表示在采购过程中产生的费用,如运费、人工费等费用,如果采购费用不止一项,可点击【明细】按钮进行费用明细设置,系统将自动计算产生的采购费用总计。

费用分摊可供选择的有不分摊、按金额、按数量以及手动分摊。由于采购费用可能是由于多种多个数量的货品采购产生,故可按照金额比例、按数量或者手动分摊采购过程中所产生的费用,选择按金额、按数量分摊后系统将自动计算分摊后的采购费用并将其显示在主表;选择手动分摊后,主表的分摊费用列可手动填写

二、采购递交

若已设置自动递交,那么采购单直接进入采购审核界面

三、采购审核

采购审核有两个订单状态,分别是待审核和审核中。待审核指的是待审核的所有采购订单,用户可对此类订单进行审批/驳回的操作;审核中指的是所有进入办公流程审批正在审核的采购订单(进入审批流的订单是提前针对此类订单设置了办公OA的审批流程,办公OA审核完成后,采购单自动进入下一环节),对于此类订单,用户在采购审核页面将不能再进行审批/驳回操作。

四、通知供应商

对于在供应商档案已经添加了供货渠道的供应商,即绑定了吉链关系或添加了1688店铺地址的供应商,向此类供应商采购时,采购订单审核后采购订单将出现在通知供应商页面,在此页面可进行通知供应商、撤回通知、订单支付、转入库申请、修改收件人资料等操作。

五、采购到货

采购到货有两种到货方式,分别是:按订单到货、按申请到货。按订单到货列表显示的都是审核通过的采购订单货品,包括订单信息和货品信息;按申请到货列表显示的是所有递交后的采购申请订单货品。采购到货之后,可以生成入库申请,等待入库。不同的订单货品可以生成同一个入库申请,但是不同的订单货品的供应商必须相同才能生成同一个入库申请

订单模式:

货品模式:

入库申请单可在【库存】-【货品入库】-【入库申请查询】中查到

六、采购查询

采购入库完成后可转采购结算

递交后的订单(除被驳回的订单)在订单查询中共有五种状态,分别是待审核、审核中、执行中、被中止、订单完成。

待审核的订单即为未被审核的订单,此类订单在采购审核页面可进行审核、驳回;

审核中的订单为开启OA流程审批后进行审核的订单;

执行中的订单指审核通过审核正在执行的订单;

被中止指正在执行中被关闭了的订单,此类订单仅支持查看;

状态为订单完成的订单是指已经完成所有采购流程的订单。

在采购查询页面,符合相应条件的订单可以转入库申请、转采购结算、付预付款,可以对采购订单进行拆分、合并、撤回、关闭、开启等操作。

注意:转入库申请有三个时机

1.通知供应商界面

2.采购到货

3.采购查询